Die Projektgesellschaft Westfalen mbH hat 3 Organe, die Gesellschafterversammlung, den Beirat und die Geschäftsführung.
Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ.
Der Rat der Stadt Ahlen bestellte auf Beschluss vom 17.02.2004 den Bürgermeister Herrn Benedikt Ruhmöller als Vertreter der Stadt in die Gesellschafterversammlung der Projektgesellschaft Westfalen. Weiter wurden als Vertreter für den Gesellschafter Stadt mit Herrn Carl Holtermann von der CDU, Norbert Bing von der SPD und Mathias Bussmann bestellt. Die Mittelstandsinitiative Ahlen GmbH ist nicht mehr vertreten.
Zum Vorsitzenden der Gesellschafterversammlung wurde Herr Bürgermeister Benedikt Ruhmöller gewählt.
Der Beirat besteht aus fünf Vertretern der Stadt Ahlen und vier Vertretern der Nutzer. Für die Stadt wurde Herr Bürgermeister Benedikt Ruhmöller, Herr Carl Holtermann (CDU-Fraktion), Herr Heinz Quante (CDU-Fraktion), Herr Alois Steinkamp (SPD-Fraktion) und Herr Frank Viehfeger (SPD-Fraktion) entsandt. Die Nutzerversammlung delegierte einstimmig Herrn Rolf Scholdra vom Baufairbund, Herrn Ryck Purschke von Big Wall, Herrn Klaus Thelen von accelerate und Herrn Jürgen Kriska vom Grubenwehrmuseum e.V. in den Beirat.
Der Beirat hat die Aufgabe die Geschäftsführung zu beraten. In der Planungs- und Umsetzungsphase war der Beirat sehr aktiv, mittlerweile hat sich das Leben in der Immobilie eingespielt, so dass eher direkte Kontakte genutzt werden. Der Beirat ist in den letzten beiden Jahren nicht mehr zusammen gekommen.
Geschäftsführer ist seit März 2004 Hermann Huerkamp, der auch das Stadtteilbüro am Glückaufplatz leitet.